Informativa Privacy - e-CMR Desk

Servizio: e-CMR Desk
Fornitore della piattaforma: Ketian Ltd.
Sede: Via San Giovanni 116, 46028 Sermide e Felonica (MN), Italia
C.F./P.IVA: 02554060208
Email privacy: info@e-cmrdesk.com

1. Premessa

La presente Informativa descrive le modalità con cui vengono trattati i dati personali nell'ambito della piattaforma e-CMR Desk, servizio web destinato alla creazione, gestione, sottoscrizione elettronica tramite OTP, archiviazione, stampa e verifica di lettere di vettura elettroniche e-CMR relative al trasporto internazionale di merci su strada.

La piattaforma fornisce una procedura elettronica di sottoscrizione e-CMR con OTP, audit trail, versionamento, hash SHA256, link/QR di verifica e pacchetto evidenze. L'informativa è redatta ai sensi del Regolamento UE 2016/679, GDPR, e della normativa nazionale applicabile.

2. Titolare per la gestione della piattaforma

Per i trattamenti relativi a gestione tecnica, amministrativa, contrattuale e sicurezza della piattaforma, il titolare del trattamento è Ketian Ltd., Via San Giovanni 116, 46028 Sermide e Felonica (MN), Italia, C.F./P.IVA 02554060208, email info@e-cmrdesk.com.

3. Ruoli privacy tra Ketian Ltd. e Cliente

Ketian Ltd. agisce come titolare autonomo per dati necessari a gestione piattaforma, account, contratti, fatturazione, sicurezza, manutenzione e tutela dei propri diritti. Il Cliente agisce normalmente come titolare del trattamento per i dati personali inseriti nei documenti CMR. Ketian Ltd. può agire come responsabile del trattamento quando tratta dati contenuti nei CMR e nei log esclusivamente per erogare il servizio tecnico richiesto dal Cliente.

Quando necessario, il rapporto dovrà essere regolato da accordo di nomina a responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR.

4. Categorie di interessati

La piattaforma può trattare dati di utenti registrati, referenti aziendali, mittenti, trasportatori/vettori, destinatari, destinatari OTP, soggetti indicati nei dati di trasporto, tecnici/amministratori e soggetti che accedono alla verifica pubblica QR/link.

5. Categorie di dati trattati

Dati account e identificativi: nome, ragione sociale, ruolo, email, telefono se usato, credenziali, ID utente/cliente, accettazioni Termini e Privacy.

Dati CMR: dati mittente, trasportatore, destinatario, indirizzi, dati trasporto, merci, quantità, colli, peso, istruzioni, riserve, dati allegati. Il Cliente deve evitare dati personali non necessari o eccedenti.

Nel caso di utilizzo di OTP via SMS o altri canali telefonici, il numero di telefono del firmatario potrà essere trattato anche tramite fornitori tecnici esterni specializzati nell'invio di messaggi e nella verifica OTP.

Dati sottoscrizione OTP e audit trail: ruolo, azienda, email/recapito, data/ora invio, data/ora sottoscrizione, esito verifica, metodo di autenticazione e sottoscrizione, token hash o OTP hash se disponibili, scadenza token, IP, user agent, log eventi e timeline.

Dati tecnici e sicurezza: IP, user agent, accessi, log applicativi, sessioni, eventi sicurezza, errori tecnici e dati per prevenzione abusi.

Dati pacchetto evidenze e QR: numero documento, stato, hash SHA256, timeline sintetica, stato conferme, dati tecnici necessari e dati minimi mostrati nella pagina pubblica.

6. Finalità del trattamento

I dati sono trattati per registrazione account, autenticazione, creazione e gestione e-CMR, generazione PDF, invio OTP, acquisizione delle sottoscrizioni elettroniche OTP, timeline e audit trail, hash SHA256, QR/link verifica, pacchetto evidenze, archiviazione documenti, assistenza, sicurezza, prevenzione abusi, gestione amministrativa/contrattuale/contabile, obblighi di legge, tutela diritti, comunicazioni tecniche e, se previsto, comunicazioni informative o newsletter consentite.

7. Base giuridica

Il trattamento può basarsi su esecuzione di contratto o misure precontrattuali, obblighi legali, legittimo interesse per sicurezza, audit trail e difesa diritti, consenso ove richiesto per comunicazioni promozionali, e necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto. Quando Ketian Ltd. tratta dati per conto del Cliente, la base giuridica deve essere individuata dal Cliente titolare.

8-13. Uso dei dati nella piattaforma

Il conferimento dei dati necessari a registrazione, e-CMR, OTP, sottoscrizione e pacchetto evidenze è necessario per usare il servizio. Il Cliente è responsabile di correttezza e liceità dei dati inseriti, della correttezza dei recapiti dei firmatari, dell'autorizzazione dei soggetti invitati a sottoscrivere, dell'autorizzazione all'invio di comunicazioni operative e dell'informazione agli interessati ove necessario.

La piattaforma può inviare email con richieste di sottoscrizione OTP, link o codice, aggiornamenti stato, link verifica e avvisi tecnici. Per tracciabilità, sicurezza e supporto probatorio registra data/ora evento, IP, user agent, ruolo, esito, token hash o OTP hash, stato documento e timeline.

La pagina QR/link pubblica mostra solo dati essenziali per verifica tecnica, limitando dati personali e commerciali al minimo necessario. Il pacchetto evidenze può contenere dati personali e deve essere conservato, trasmesso e usato dal Cliente con misure adeguate.

14. Conservazione dati

I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità e, ove applicabile, per obblighi legali, fiscali, contabili, contrattuali o tutela diritti. I tempi specifici potranno essere definiti nel contratto, piano commerciale o policy tecniche.

15-16. Destinatari e trasferimenti

I dati possono essere trattati da personale Ketian Ltd., collaboratori autorizzati, fornitori tecnici e hosting, servizi email, sicurezza, manutenzione, backup, consulenti e autorità ove richiesto. Ketian Ltd. privilegia trattamento in UE/SEE; eventuali trasferimenti extra UE avverranno secondo strumenti GDPR adeguati.

17-20. Sicurezza, credenziali, comunicazioni e cookie

Ketian Ltd. adotta misure ragionevoli come credenziali, separazione account cliente, limitazione accessi, log, audit trail, hash token/OTP ove disponibile, divieto di conservare OTP o token in chiaro, backup, protezione sessioni, aggiornamenti e manutenzione. Il Cliente deve proteggere credenziali, pacchetti evidenze e documenti esportati.

Comunicazioni tecniche e operative possono essere inviate quando necessarie. Eventuali newsletter promozionali saranno inviate solo nei limiti di legge e, ove richiesto, previo consenso.

Cookie e strumenti di tracciamento

e-CMR Desk non utilizza cookie di profilazione, cookie marketing, cookie pubblicitari o strumenti di tracciamento analytics.

Il sito e l'applicazione possono utilizzare esclusivamente cookie tecnici strettamente necessari al funzionamento della piattaforma, ad esempio cookie di sessione per consentire l'accesso all'area riservata, mantenere la sessione utente, garantire sicurezza e continuità operativa.

Tali cookie tecnici non richiedono il consenso preventivo dell'utente, in quanto necessari all'erogazione del servizio richiesto. Non vengono utilizzati cookie di terze parti per finalità pubblicitarie o di profilazione. Per maggiori dettagli consulta la Cookie Policy.

21-22. Diritti e reclamo

Gli interessati possono esercitare, nei casi previsti, accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, portabilità, revoca consenso e reclamo all'autorità competente. Le richieste possono essere inviate a info@e-cmrdesk.com. In Italia l'autorità è il Garante per la protezione dei dati personali.

23-25. Minori, dati particolari e trasporti speciali

La piattaforma è destinata a uso professionale e non è rivolta a minori. Non è progettata per trattare categorie particolari di dati personali; il Cliente deve evitare dati sensibili salvo necessità lecita e regolata. Informazioni su merci pericolose, regolamentate o condizioni speciali sono responsabilità del Cliente.

26. Modifiche

Ketian Ltd. può aggiornare l'informativa per esigenze normative, tecniche, organizzative o commerciali. La versione aggiornata sarà pubblicata sulla piattaforma e, se necessario, comunicata agli utenti o sottoposta a nuova presa visione.

27. Contatti privacy

Ketian Ltd., Via San Giovanni 116, 46028 Sermide e Felonica (MN), Italia, C.F./P.IVA 02554060208, email info@e-cmrdesk.com.

Allegato A - Informativa breve destinatari OTP

Stai ricevendo una richiesta perché sei stato indicato come soggetto coinvolto nella sottoscrizione di un documento e-CMR. La piattaforma tratterà email/recapito, ruolo, data e ora sottoscrizione, IP, browser/user agent, esito verifica OTP e altri dati tecnici necessari all'audit trail. I dati saranno usati per documentare il ciclo di vita del CMR, generare il pacchetto evidenze e consentire la verifica del documento.

Allegato B - Testo privacy prima della sottoscrizione OTP

Prima di sottoscrivere, prendi atto che la piattaforma registrerà dati tecnici relativi alla sottoscrizione elettronica OTP, inclusi data e ora, IP, user agent/browser, ruolo, esito verifica OTP e riferimenti al documento. Questi dati saranno usati per creare audit trail e pacchetto evidenze.

Allegato C - Checkbox privacy consigliate

Registrazione/primo accesso: lettura informativa, autorizzazione a inserire dati personali dei soggetti coinvolti, impegno a informarli ove necessario, consenso facoltativo a comunicazioni non strettamente necessarie. Creazione CMR: conferma recapiti corretti e comunicazioni operative. Sottoscrizione OTP: presa visione informativa breve e registrazione dati tecnici.

Allegato F - Dati da evitare nella pagina pubblica QR

La pagina pubblica non dovrebbe mostrare, salvo necessità, email complete, telefoni, dati personali non necessari, allegati riservati, descrizioni merci commercialmente sensibili, IP completi, token, OTP, hash non necessari o dati di altri documenti.

Nota finale. Prima della commercializzazione o dell'uso su larga scala si raccomanda validazione da parte di un consulente privacy/GDPR.